10 veel voorkomende oorzaken van dataverlies

Mensen zijn niet onfeilbaar - we maken allemaal fouten en soms zijn ze groot. Voor bedrijven kunnen deze fouten leiden tot het onbedoeld verwijderen van gegevensbestanden of tekstgedeelten. Zonder het te beseffen, kunnen medewerkers belangrijke bestanden overschrijven of informatie verwijderen die essentieel is voor uw bedrijf. Menselijke fouten kunnen ook een rol spelen bij veel andere belangrijke oorzaken van gegevensverlies, zoals schade aan de harde schijf, vloeistoflekken, softwarecorruptie en het formatteren van de harde schijf.

Een belangrijke maatregel om menselijke fouten in de omgang met gegevens te voorkomen is een goede training. Zorg ervoor dat uw medewerkers begrijpen hoe de gegevensverwerking binnen uw bedrijf werkt en hoe uw back-upsystemen functioneren. Dit kan zo eenvoudig zijn als weten of er automatisch een back-up wordt gemaakt van de documenten waarmee ze werken of dat ze handmatig bestanden moeten opslaan terwijl ze werken.

Fouten als gevolg van menselijke fouten kunnen ook worden geminimaliseerd door middel van verschillende softwaremiddelen. Automatisering minimaliseert de hoeveelheid menselijke interactie met gegevens, waardoor het risico op verwijdering of overschrijven wordt beperkt. Een geoptimaliseerde workflow laat ook weinig ruimte voor menselijke fouten, terwijl medewerkers tijd besparen en fouten gemakkelijker te herkennen zijn. Back-upsystemen moeten ook worden gebruikt om eerdere gegevenstoestanden te bewaren.

Het herstellen van per ongeluk verwijderde of overschreven gegevens kan soms net zo eenvoudig zijn als het doorzoeken van de prullenbak van de computer. Andere keren kunt u mogelijk toegang krijgen tot eerder opgeslagen versies van een document. Wanneer verloren gegevens niet zo gemakkelijk te achterhalen zijn, kan file recovery software een geweldig hulpmiddel zijn. File Recovery software scant de harde schijf van uw computer om verloren gegevens te identificeren en te herstellen.

De meeste mensen denken aan virussen als je ze vraagt wat de oorzaak is van gegevensverlies. Voor bedrijven kunnen virussen gegevensstromen stelen en verwijderen of de bedrijfsvoering in een crawl brengen, waardoor de functionaliteit van het bedrijf wordt vernietigd. Een computer krijgt vaak een virus door een e-mailaanval of via phishing, waardoor een medewerker in de verleiding komt om op een corrupte link te klikken. Via deze koppeling kan het virus of de malware vervolgens het computersysteem binnenkomen om bestanden te beschadigen of te stelen.

Beschermen tegen malware met de juiste antivirussoftware. Houd uw antivirussystemen voortdurend up-to-date en voer regelmatig scans uit om virussen op te sporen voordat ze ernstige schade kunnen aanrichten. Voor het geval dat een kwaadaardig programma uw gegevens vernietigt, zorg er dan voor dat u ook regelmatig back-ups maakt van uw systeem. Vaak is een back-up van gegevens de enige manier om verloren gegevens van malware of virussen te herstellen.

Het merendeel van de gegevensverliezen is het gevolg van hardwarestoringen, waarbij de primaire dader de harde schijf is. Harde schijven zijn de meest kwetsbare onderdelen van computers, en elke week crashen er zo'n 140 duizend harde schijven. Van deze crashes is 60 procent te wijten aan mechanische problemen en 40 procent is het gevolg van menselijk misbruik of verkeerd gebruik, inclusief het laten vallen of storen van een computer of laptop. Harde schijven kunnen ook beschadigd raken als een computer oververhit raakt, meestal als gevolg van overmatig gebruik of een opeenhoping van stof in de computer.

Zoals bij elke machine zal een harde schijf na verloop van tijd echter slijten en uiteindelijk niet meer werken. Hieronder staan enkele tekenen die erop wijzen dat een harde schijf mogelijk defect is:

• De harde schijf crasht vaak
• De computer is ongewoon heet
• De harde schijf ondervindt problemen bij het opstarten
• Verwerkingssnelheden voortdurend traag
• De computer bevriest regelmatig
• De computer maakt klik- of slijpgeluiden
• Bestanden worden niet willekeurig geopend of beschadigd.

Om storingen aan de harde schijf te voorkomen, moet u op de juiste manier met uw apparaat werken en uw computer uit de buurt van overmatig stof houden. U kunt er ook voor zorgen dat een willekeurige storing uw gegevens niet vernietigt door regelmatig een back-up te maken van uw harde schijf op een externe schijf of cloudserver.

SSD's of solid state drives zijn ook in opkomst als alternatief voor traditionele HDD's of harde schijven. SSD's hebben geen bewegende delen, dus ze zijn duurzamer in het gebruik dan harde schijven. SSD's hebben ook minder kans op storingen of crashen, wat betekent dat u minder kans hebt om gegevens te verliezen. Computers met solid-state drives zijn echter ook vaak duurder dan die met standaard harde schijven en zijn mogelijk niet voor elk bedrijf financieel haalbaar. Het nemen van preventieve maatregelen om de gegevens van uw computer te beschermen is essentieel, ongeacht het type harde schijf dat het heeft.

U kunt in staat zijn om verloren gegevens van een harde schijf te herstellen door de harde schijf te verwijderen van de computer en deze aan te sluiten op een andere computer om te zien of er geen bestanden beschadigd zijn. Als de harde schijf volledig beschadigd is, kunt u proberen om gegevens op te halen met behulp van data recovery software. Het is echter vaak het beste om contact op te nemen met een professional om u te helpen bij het herstellen van gegevens die verloren zijn gegaan van een gecrashte harde schijf.

Op de moderne werkplek worden steeds meer mensen mobiel. Dit betekent vaak dat ze werken met laptops of smartphones in plaats van met pc's. Diefstal van laptops is een ernstig risico en kan overal gebeuren als een laptop onbeheerd wordt achtergelaten. Volgens een studie van Kensington:

• 25 procent van de IT-diefstal vindt plaats in auto's of andere transportvoertuigen
• 23 procent vindt plaats op kantoor
• 15 procent gebeurt in luchthavens of hotels
• 12 procent komt voor in restaurants

Naast het verlies van gegevens, vormt diefstal van laptops ook de dreiging van een data-inbreuk. Sterker nog, gestolen of verloren apparaten waren verantwoordelijk voor meer dan 40 procent van alle datalekken van 2005 tot 2015. Als werknemers in uw bedrijf gevoelige informatie op draagbare apparaten opslaan of openen, moet u over een middel beschikken om gegevens op afstand van die laptops of tablets te wissen. U moet er ook voor zorgen dat er een back-up wordt gemaakt van cruciale gegevens die op laptops zijn opgeslagen op een veilige locatie.

Voor computers in uw kantoorgebouw moet u ervoor zorgen dat ze worden bewaard in afgesloten ruimten waar alleen medewerkers die bevoegd zijn om ze te gebruiken toegang toe hebben. Als u uw bedrijf 's nachts sluit, zorg dan voor een veilige afsluitingsprocedure, zodat u geen dieven uitnodigt om computers of andere waardevolle spullen te stelen.

Anti-diefstal software op laptops installeren

Als uw bedrijf gebruik maakt van laptops die waardevolle informatie bevatten, moet u overwegen om anti-diefstal software op deze apparaten te installeren. Met deze software kunt u een gestolen laptop opsporen, zodat de wetshandhaving het gestolen apparaat kan terugvinden. Antidiefstalsoftware bevat vaak de optie om op afstand te wissen als er waardevolle gegevens op de laptop zijn opgeslagen.

Het morsen van koffie of water op uw laptop of computer kan kortsluiting veroorzaken, waardoor het moeilijk is om uw computer te herstellen, laat staan de gegevens die erin zijn opgeslagen. Als uw computer op een of andere manier volledig onder water komt te staan, is de situatie zelfs nog ernstiger. Soms lijkt een computer prima te werken na een lekkage, maar de interne schade kan blijvende gevolgen hebben waardoor de computer in de toekomst kortsluiting kan veroorzaken. Zure dranken, zoals koffie, vormen een bijzonder risico, omdat ze de binnenkant van een computer kunnen aantasten als een gemorste vloeistof niet goed wordt opgeruimd.

Om de kans op dergelijke schade te minimaliseren, houdt u vloeistoffen uit de buurt van bedrijfscomputers en probeert u laptops in waterbestendige koffers te bewaren. Herinner uw werknemers eraan hoe belangrijk het is om uw apparatuur schoon en veilig te houden tegen onopzettelijke schade.

Als er toch gemorst wordt, moet u snel handelen om de schade te minimaliseren. Sluit de computer af en droog hem zoveel mogelijk af. U moet de computer ook uit elkaar halen met de hulp van een technicus om er zeker van te zijn dat geen van de interne onderdelen nat zijn. Laat alle onderdelen van de computer volledig drogen voordat u hem weer in elkaar zet of inschakelt. Het opruimen van een gemorste vloeistof zodra dit gebeurt, kan het risico op schade en gegevensverlies verminderen. U moet echter ook een back-up maken van alle gegevens op het apparaat voor het geval dat er kortsluiting ontstaat.

In de afgelopen jaren zijn hacking en data-inbreuken een veel vaker voorkomend probleem geworden, waardoor goede cybersecuritymaatregelen essentieel zijn. Onbevoegde gasten in uw netwerk kunnen ernstige schade aan uw gegevens toebrengen en alle gegevens die zij wensen, verwijderen en stelen. Ze kunnen zelfs hele netwerkprocessen beschadigen als ze voldoende toegang hebben tot uw systeem. Minimaliseer de kans op dergelijke verliezen door firewalls in uw systeem te gebruiken om hackers buiten te sluiten.

Hackers kunnen op verschillende manieren toegang krijgen tot uw gegevens. Hier zijn enkele dingen die u moet vermijden zodat uw systeem niet kwetsbaar is voor hackers:

• Het gebruik van servers met een slechte beveiliging
• Het niet hebben van adequate firewalls
• Het gebruik van wachtwoorden die gemakkelijk te raden zijn

De ongelukkige waarheid is dat gegevens soms worden gestolen of gecompromitteerd door medewerkers zelf of andere insiders. Overweeg de invoering van verschillende niveaus van toestemming voor werknemers om te voorkomen dat insiders toegang krijgen tot gegevens op hoog niveau. Probeer ook een oogje in het zeil te houden voor tekenen van kwaadwillige activiteit.

In veel gevallen kunnen door hackers of insiders gestolen gegevens niet worden teruggevonden. Het is essentieel dat u actie onderneemt om cyberaanvallen te voorkomen en regelmatig een back-up van uw gegevens te maken.